کاراندیش مشاور و مجری شما در کلیه امور ثبتی مالی و حقوقی

ثبت صورتجلسه

ثبت صورتجلسه با نام دیگر ثبت تغییرات یکی از متداول ترین خدمات مورد ارائه توسط بیشتر شرکت های ثبتی مانند مجموعه کار اندیش می باشد و علارغم اینکه شاید در نگاه اول امری پیش پا افتاده به نظر برسد، کاری بسیار پیچیده و حساس می باشد و لزوم انجام درست آن تضمین کننده آینده شرکت و موسسه شما خواهد بود.

در این مقاله با چند مورد از مبحث های مورد اهمیت در موضوع ثبت صورتجلسه مانند: مراحل ثبت صورتجلسه، مدارک مورد نیاز برای ثبت صورتجلسه و زمان و هزینه ثبت صورتجلسه و در آخر با نکات بسیار مهمی در باب اهمیت و ضرورت این امر آشنا خواهید شد که مطمئنا اگر تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید به جواب های بسیاری از سوالاتتان خواهید رسید و اطلاعات مفیدی را به دست خواهید آورد، اما اجازه بدهید با یک پیش درآمد کوتاه در مورد ماهیت ثبت صورتجلسه وارد بحث اصلی شویم.

نکته مهم در تعریف و شرح عبارات ثبت صورتجلسه، ثبت تغییرات، تغییرات در شرکت و عباراتی از این دست این است که در عرف جامعه حقوقی ایران این موارد به حالتی اطلاق میشود که شرکت یا موسسه ای قصد دارد تغییر یا تصمیمی در خصوص یکی از ارکان خود بگیرد که اولا این تصمیم قانونی است یعنی این که تغییرات لازمه در قانون منع نگردیده باشد و ثانیا لازم است به اطلاع اشخاص ثالث رسیده باشد یعنی اینکه در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار به ثبت رسیده باشد.

ثبت تغییرات

در نظام اداری طبق قانون، اگر شرکت یا موسسه ای قصد انجام ثبت تغییرات در هر بخش از شرکت را داشته باشد مثلا بخواهد سرمایه خود را کم یا زیاد کند یا مثلا اساسنامه جدیدی تنظیم نماید باید ابتدا شرح و موضوع تغییرات را به اطلاع اداره ثبت شرکت ها برساند و به منظور این کار مراحل خاصی نیز در نظر گرفته شده است که باید تمام مراحل به طور کامل و صحیح طی شده و پس از ثبت صورت جلسه در آخر گواهی تاییدیه تغییرات قانونی شرکت را دریافت کنند، طبق قانون، استثنایی برای اعمال تغییرات در شرکت وجود ندارد و هر گونه تغییری اعم از تغیبر امضاء، تغییر سرمایه شرکت (افزایش سرمایه یا کاهش سرمایه) ، تغییر آدرس دفتر مرکزی یا تغییر شعبه شرکت، تغییر موضوع فعالیت شرکت، نقل و انتقال سهام، تغییر اعضاء هیئت مدیره یا تمدید هیئت مدیره و… شامل طی مراحل ثبت صورتجلسه می شوند. در گذشته این اقدام باید به صورت فیزیکی و با حضور نماینده یا فرد مدیر عامل انجام می شد اما امروزه بخشی از روند انجام آن به صورت الکترونیکی و باقی مراحل به صورت حضوری میباشد که در ادامه با آن آشنا خواهید شد.

مراحل ثبت صورتجلسه

نخستین گام به منظور شروع ثبت صورتجلسه تغییرات مورد نظر در شرکت ها تبیین و تشکیل یک صورت جلسه رسمی فی ما بین صاحبان سهام شرکت و یا هیئت مدیره، است که می تواند در جلسه ای که به صورت مجمع عمومی، مجمع فوق العاده، مجمع عمومی سالیانه و.. تشکیل می شود، تنظیم و پس از امضاء به عنوان سند مشروح تغییرات مورد استفاده قرار بگیرد.

لازم به ذکر است که حضور و امضاء تمامی اعضای ذینفع و صاحب امتیاز شرکت برای به رسمیت شناخته شدن صورتجلسه تغییرات ضروری می باشد ولی اگر به دلایلی برخی افراد موفق به حضور پیدا کردن در جلسه را نداشته باشند و جلسه به حد نساب نرس، باید از طریق تشریفات دعوت اقدام به اعلام عمومی شود تا ادامه روند مراحل ثبت صورتجلسه با مشکل مواجه نشود.

بعد از تشکیل مجمع و تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت نوبت به ارائه صورت جلسه و مدارک مورد نیاز به اداره ثبت شرکت ها می رسد، امروزه با توجه به فراگیری شبکه اینترنتی کشور در حوزه های مختلف، موضوع انجام مراحل ثبت صورت جلسه نیز به صورت آنلاین قابل اجرا می باشد و متقاضیان می توانند از طریق سایت irsherkat.ssaa.ir به طور غیر حضوری اقدام به طی مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت خود بنمایند و دیگر نیازی به حضور فیزیکی افراد نیست، روش طی مراحل ثبت صورتجلسه بدین صورت است که بعد از تهیه و تکمیل مدارک مورد نیاز (که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد) به سایت معرفی شده در بالا مراجعه کرده و اقدام به تکمیل فرم های مربوطه می نمائید، و اصل مدارک را برای اداره ثبت شرکتها ارسال میکنید این مدارک توسط کارشناسان اداره ثبت شرکت ها بررسی می شوند و در صورتی که کاستی یا اشتباهی نداشته باشند مورد تایید قرار میگیرند.

یکی از مهمترین مراحل ثبت صورت جلسه ، مرحله انتشار آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و روزنامه کثیر الانتشار می باشد که با هدف اطلاع رسانی عمومی انجام می شود تا در صورتی که شخصی اعم از حقوقی یا حقیقی به تغییرات مورد نظر اعتراضی داشته باشد فرصت و حق اعتراض از طریق مراجع مربوطه را داشته باشد.

مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه

موضوع مدارک لازم برای ثبت صورت جلسه یک موضوع چالش برانگیز است که لازم است کمی با دقت به آن بپردازیم، چرا که با توجه به شرایط ثبت، ممکن است تنها به دلیل اشتباه وارد کردن برخی اطلاعات تقاضای شما از صف بررسی خارج شده و مورد تایید قرار نگیرد، به همین منظور لازم است قبل از اقدام به تکمیل فرم های مربوطه در سایت و یا ارسال مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه از صحت مندرجات ذکر شده اطمینان حاصل نمائید تا خدایی ناکرده با اتلاف زمان پر ارزش خود مواجه نشوید.

ما در اینجا چند مورد از مدارک لازم برای ثبت صورت جلسه که به صورت متعارف معمولا برای هر نوع تغییراتی مورد نیاز هستند را با شما به اشتراک می گذاریم که البته باید در نظر داشته باشید هر تغییری علاوه بر مدارک یاد شده، مستلزم برخی مدارک خاص نیز می باشد که برای اطلاع از آنها می توانید با کارشناسان و مشاورین ما تماس گرفته و به صورت رایگان اقدام به دریافت مشاوره بنمائید.

مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت:

  1. صورتجلسه تنظیم شده و به امضا سهامداران یا اعضای هیئت مدیره رسیده باشد
  2. مدارک مربوط به تشریفات دعوت در صورتیکه جلسه با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده باشد
  3. گواهی عدم سوءپیشینه کیفری در صورتی که نیاز به اخذ نسخه فیزیکی آن باشد
  4. اطلاعات هویتی مربوط به اشخاص در شرکت
  5. ثبت نام در سامانه ثنا (این مورد به صورت آنلاین بررسی شده و ارسال مدرک خاصی لازم نیست)
  6. ارسال وکالتنامه در صورت وجود وکالت بین افراد یا وکالتنامه وکیل دادگستری
  7. ارائه مجوز در صورتیکه تغییرات شرکت باید به تایید ارگان یا سازمان خاصی رسیده باشد

توجه داشته باشید که مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه باید به صورت کاملا واضح و خوانا برای اداره ثبت شرکت ها ارسال شوند، در صورتی که هرکدام از مدارک مورد تایید کارشناسان آن مرکز قرار نگیرد یا مدارک دچار کاستی بوده باشد لازم است متقاضیان در اسرع وقت اقدام به برطرف نمودن نقص و ارسال مجدد مدارک بنمایند در غیر این صورت درخواست ثبت صورت جلسه آنها از صف بررسی خارج و منتهی به رد صورتجلسه خواهد شد.

هزینه ثبت صورتجلسه

به طور کلی هزینه ثبت صورت جلسه شامل هزینه های حق الثبت، هزینه های انتشار آگهی در روزنامه رسم و کثیرالانتشار و هزینه های متفرقه مانند هزینه پست، هزینه پاکت، هزینه کپی و برابر اصل مدارک و… می شود که معمولا در اکثر موارد هزینه ثبت صورتجلسه تغییرات یکسان بوده و تنها در چند مورد تفاوت هایی وجود دارد که باز هم اختلاف هزینه بیش از حدی را به شما تحمیل نخواهد کرد.

اما مایلیم در این بخش به بهانه هزینه ثبت صورت جلسه سوالی را مطرح کنیم که شاید بیشتر افراد از آن غافل می شوند و یا اهمیت خاصی برای آن قائل نیستند، سوال این است: آیا به نظر شما وقتی صحبت از هزینه های مربوط به یک موضوع مطرح میشود، باید تنها هزینه های مالی و ریالی آن را بررسی کنیم یا بهتر است در مورد منابع دیگری مانند انرژی فردی یا زمان نیز بحث کنیم؟

امروزه در جهان و در بین برترین متد های مدیریت کسب و کار، منابعی مانند زمان و انرژی فردی، بسیار پر ارزش تر و مهم تر از منابع مالی و مادی شرکت ها و موسسات به شمار می روند و برنامه ریزی های بسیار دقیقی برای این دو منبع ارزشمند انجام میشود، چرا که شاید بهترین دلیل برای چنین تفکری موضوع جبران پذیر بودن پول نسبت به انرژی و زمان باشد. شما می توانید در صورتی که منابع مالیتان تقلیل پیدا کرد با تزریق پول از طریق وام یا اسپانسر کمبود منابع مالی خود را جبران کنید اما آیا بانک یا موسسه ای را میشناسید که بتواند انرژی وام بدهد، یا اسپانسری را می شناسید که بتواند مشکل زمان اتلاف شده شما را جبران کند؟ مطمئنا جواب این سوال خیر است و در نتیجه بهتر است وقتی اقدام به بررسی هر نوع هزینه ای، حال برای مثال به هنگام تعیین هزینه ثبت صورت جلسه ، به مقدار انرژی و زمانی که لازم است برای این امر اختصاص دهیم نیز دقت کنیم.

نگارش صورتجلسه یا تنظیم صورتجلسه

در خصوص نگارش صورتجلسه یا به عبارتی تنظیم صورتجلسه باید حتما این نکته را بدانید با توجه به تجربه ما قالبا دلیل رد صورتجلسه عدم اطلاع کافی و تنظیم نادرست صورتجلسه میباشد باید به این مهم دقت کنید که تنظیم صورتجلسات باید مطابق موازین قانونی (قانون تجارت، قانون مالیات های مستقیم، اساسنامه شرکت و …) باشد لذا تنظیم صورتجلسات تفاوت زیادی با نامه نگاری های اداری میان سایر افراد یا ارگان های دولتی دارد قید کردن یا قید نکردن یک نکته یا یک جمله کوتاه یا حتی یک کلمه در صورتجلسه میتواند کل صورتجلسه شما را دچار اخطار رد نماید بنابراین توصیه میشود اگر تا بحال صورتجلسه ای ثبت نکرده اید یا صورتجلسه ای در مورد یک نوع تغییرات خاص ثبت نکرده اید بتنهایی اقدام به تنظیم صورتجلسه ننموده و از یک مشاور آگاه و با تجربه در این خصوص راهنمایی بگیرید

مدت زمان ثبت صورتجلسه

مدت زمان ثبت صورتجلسه نیز همانند هزینه ثبت صورت جلسه دقیقا به چند عامل اصلی بستگی دارد که بیشترین تاثیر را در مقدار زمانی که طول میکشد تا یک درخواست ثبت صورتجلسه به نتیجه برسد دارند.

از مهمترین عوامل تاثیر گذار در مدت زمان ثبت صورت جلسه موضوع تکمیل و ارائه صحیح مدارک است، گاهی پیش می آید که شرکتی بعد از بارگذاری مدارک مربوط به تغییرات با پیام عدم تایید مواجه می شود که ممکن است به دلیل نقص در مدارک ، نقص در جزئیات مدارک احراز هویت، عدم تکمیل بودن تمام مدارک و یا هر دلیل دیگری باشد، در این صورت با توجه به عرف زمان بررسی و پاسخگویی کارشناسان اداره ثبت شرکتها که معمولا بیش از 10 روز کاری می باشد، با هر بار اشتباه در بارگذاری مدارک مدت زمان ثبت صورتجلسه نیز به تعویق افتاده و در نهایت به طول خواهد انجامید.

عامل دیگر تاثیر گذار در مدت زمان ثبت صورت جلسه موضوع تعداد افراد حاضر در صف بررسی و رسیدگی تغییرات مد نظر شماست، از آنجایی که تمام مراحل ثبت صورتجلسه به نوبت و طبق تاریخ ارائه درخواست پیش می رود این مورد نیز تاثیر زیادی در مقدار زمان انتظار شما خواهد داشت.

اما با تمام این ها مدت زمانی که از طرف اداره ثبت شرکت ها برای اعمال تغییرات اعلام شده است بین 10 روز تا 20 روز کاری می باشد و معمولا نیز در همین بازه زمانی نتیجه اعلام میگردد که اگر نگارش صورتجلسه صحیح بوده و مدارک ارسالی نیز کامل و دقیق باشد پروسه ثبت صورتجلسه شما منتج به آگهی ثبت صورتجلسه میگردد اما اگر صورتجلسه صحیح نباشد یا مدارک ناقص یا اشتباه ارسال شده باشد و یا بصورت کلی درخواست تان برای ثبت تغییرات اشتباه باشد نتیجه کار ابلاغیه رد صورتجلسه یا ابلاغیه رفع نقص خواهد شد.

اگر تا به اینجای مقاله با ما همراه بودید مطمئنا با روند انجام ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت آشنایی پیدا کرده اید و کم و بیش متوجه چند و چون موضوع شده اید، اما اجازه بدهید مطلب بسیار مهمی را خاطر نشان کنیم، مطلبی که بهتر است قبل از اقدام به ثبت صورتجلسه از آن مطلع باشید و آن چیزی نیست بجز موضوع برون سپاری ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت، همانطور که در بخش های بالا به آن اشاره کردیم، موضوع ثبت و اعلام تغییرات شرکت علیرغم اینکه در نگاه اول ساده به نظر میرسد، در واقع یک موضوع تخصصی و پر دردسریست، دردسر هایی که شاید شما را در مسیر انجام امور سرد و ناامید کند یا به دلیل ناآشنا بودن شما با روند طی مراحل باعث تحمیل هزینه های اضافی و نامتعارفی به شرکت شود، حال از مشکلاتی که ممکن ست به واسطه بروکراسی های پیچیده اداری یا ناهماهنگی های موجود در نظام اداری برای شما پیش بیاید صرف نظر میکنیم.

ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت

تجربه نشان داده است که اگر هر کاری را به نیروی متخصص آن بسپاریم علاوه بر صرفه جویی در منابع خود، بسیار آسان تر و سریعتر از زمانی که خودمان بدون هیچ تجربه و تخصصی به انجام آن اقدام میکنیم به نتیجه میرسیم، امروزه نیز شرکت ها و موسساتی همچون مجموعه کاراندیش به واسطه سالها فعالیت در حوزه ثبت شرکت ، ثبت برند ثبت تغییرات و… می توانند گزینه هایی بسیار مناسب برای برون سپاری وظیفه ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت شما باشند، البته این به این معنا نیست که یک فرد عادی نمیتواند خود به شخصه اقدام به انجام این مراحل نماید بلکه از نظر حرفه ای و صرفه جویی در زمان و حتی هزینه های جاری منطقی تر این است که یک مدیر یا هریک از اعضای شرکت در حوزه تخصصی خود اقدام به فعالیت و برنامه ریزی های کلان بپردازد تا اینکه در روند ثبت صورت جلسه یا هر نوع تغییر دیگری دخیل شوند و زمان و انرژی خود را تلف کند.

البته یک نکته مهم در باب برون سپاری امور ثبتی بسیار اهمیت دارد و آن هم اینکه متاسفانه در سال های اخیر برخی افراد سود جو تنها برای برآوردن سود شخصی و بدون علم و تجربه کافی و بدون داشتن تخصصی در این زمینه اقدام به ارائه پیشنهادات واهی و غیر ممکن و عقد قرار داد با صاحبان شرکت ها می کنند که معمولا در روند انجام مراحل به مشکل خورده و از ادامه کار باز میمانند و باعث تلف شدن وقت و انرژی و منابع مادی کارفرما میگردند، متاسفانه این نوع اشخاص و موسسات باعث از بین رفتن اعتماد مشتریان به مجموعه های معتبر نیز می گردند بنابراین اگر از به فکر راه اندازی کسب و کار خود هستید اولین مانع بر سر راه شما یافتن اشخاص و افرادیست که منابع اطلاعاتی و تجربه خوبی را به شما انتقال میدهند اگر هم قبلا کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید مسلما خود متوجه این موضوع شده اید که متاسفانه در عصر امروز بسیاری خود را صاحب حرفه یا حتی تجربه ای که ندارند معرفی مینمایند.

سوالات متداول ثبت صورتجلسه

تقریبا میتوان گفت بله ولی تعداد محدودی از تغییرات نیز می باشند که نیاز به ثبت در اداره ثبت شرکتها ندارند مانند تغییر شماره تلفن شرکت یا تغییر در ارکان غیر اصلی شرکت مانند حسابدار و … یا تصمیمات راجع به تقسیم سود سهام و… نیاز به ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکتها ندارند.
پس از انجام مراحل اداری و تشریفات قانونی برای انجام تغییرات در صورتیکه صورتجلسه شما منتهی به تایید اداره ثبت شرکتها گردد آگهی صادره از جانب اداره ثبت شرکت ها را آگهی ثبت صورتجلسه می گویند لازم به ذکر است آگهی فوق با روزنامه رسمی متفاوت می باشد.
بله این یکی از مواردی است که از طریق تنظیم صورتجلسه و احراز شرایط ثبت در مرجع ثبت شرکتها اقدام پذیر است.
بله با توجه به نوع شرکت نوع صورتجلسه و تنظیم آن نیز متفاوت خواهد بود.
بله هرگونه تغییر در شرکت حتی تغییر و تنظیم اساسنامه جدید نیز نیاز به تنظیم و ثبت صورتجلسه را دارد که در جلسه مجمع عمومی به تصویب سهامداران رسیده باشد.
اگر قبل از تغییرات فعلی یا در زمان ثبت شرکت یا موسسه با توجه به موضوع شرکت از ارگان یا سازمان خاصی مجوز دریافت نموده اید هر گونه تغییرات جدیدی در شرکت تنها با ارائه مجوز همان سازمان برای ثبت صورتجلسه مقدور خواهد بود و یا در صورتیکه تغییرات شرکت شامل تغییری در موضوع شرکت باشد که نیاز به مجوز داشته باشد باید مجوز ثبت صورتجلسه را از ارگان یا سازمان مربوطه اخذ نمایید مانند درخواست ثبت موضوع شرکت بیمه که نیاز به اخذ تاییده از بیمه مرکزی دارد
اصلی ترین وظیفه مجمع عمومی فوق العاده رسیدگی به تصمیم و تغییرات در خصوص مواد اساسنامه است. اما وظیفه مجمع عمومی عادی (اعم از عادی سالیانه و عادی بطور فوق العاده) رسیدگی و اتخاذ تصمیم در خصوص انتخاب اعضای هیئت مدیره، انتخاب بازرس و تعیین دارندگان حق امضاء تعیین روزنامه کثیرالانتشار و از این دست میباشد.
برای این مورد نمیتوان مدت زمان قطعی اعلام نمود زیرا با توجه به مدت زمان لازم برای بررسی پرونده ممکن است برای هر تغییری زمان متفاوتی صرف گردد علاوه بر این با توجه به بررسی نوبتی هر پرونده ممکن است در مواقعی از سال با توجه به شلوغی یا خلوتی صف بررسی پرونده ها و یا وجود تعطیلات متعدد مدت زمان ثبت صورتجلسه متغیر باشد اما با توجه به تجربه در بازه بین 10 الی 20 روز کاری صورتجلسات توسط اداره ثبت شرکتها بررسی میشوند
مطابق قانون پس از چاپ و صدور آگهی ثبت تغییرات باید در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار شرکت چاپ گردد.
نشریات چاپی که در بخش وسیعی از کشور عرضه و در تیراژ بالایی چاپ میشوند و عنوان روزنامه به آن ها اطلاق میگردد (بنابراین هفته نامه ها و ماهنامه ها و مجلات و هر عنوان دیگری روزنامه کثیرالانتشار محسوب نمیشوند) را روزنامه کثیرالانشار میگویند برای آگاهی از اسامی کامل این روزنامه های میتوانید به وبگاه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی مراجعه نمایید اما برای نمونه روزنامه هایی از قبیل جمهوری اسلامی، ابرار، اطلاعات، کیهان، همشهری، ایران، اقتصاد و…. را میتوان بعنوان روزنامه کثیرالانتشار نام برد
برای تصمیمات راجع به انتخاب اعضای هیئت مدیره و بازرسان و همچنین مدیرعامل و برای کلیه اعضای هیئت مدیره و بازرسان و مدیرعامل اجباری میباشد
مطابق قانون امکان تغییر تابیعت شرکت مقدور نیست اما میتوانید در هر کجا که مایلید شعب جدیدی به ثبت برسانید تابعیت شعبه مذکور با کشور مبدا میباشد.

مطالب مرتبط با ثبت صورتجلسه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.