ثبت صورتجلسه با نام دیگر ثبت تغییرات یکی از متداول ترین خدمات مورد ارائه توسط بیشتر شرکت های ثبتی مانند مجموعه کار اندیش می باشد و علارغم اینکه شاید در نگاه اول امری پیش پا افتاده به نظر برسد، کاری بسیار پیچیده و حساس می باشد و لزوم انجام درست آن تضمین کننده آینده شرکت و موسسه شما خواهد بود.
در این مقاله با چند مورد از مبحث های مورد اهمیت در موضوع ثبت صورتجلسه مانند: مراحل ثبت صورتجلسه، مدارک مورد نیاز برای ثبت صورتجلسه و زمان و هزینه ثبت صورتجلسه و در آخر با نکات بسیار مهمی در باب اهمیت و ضرورت این امر آشنا خواهید شد که مطمئنا اگر تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید به جواب های بسیاری از سوالاتتان خواهید رسید و اطلاعات مفیدی را به دست خواهید آورد، اما اجازه بدهید با یک پیش درآمد کوتاه در مورد ماهیت ثبت صورتجلسه وارد بحث اصلی شویم.
نکته مهم در تعریف و شرح عبارات ثبت صورتجلسه، ثبت تغییرات، تغییرات در شرکت و عباراتی از این دست این است که در عرف جامعه حقوقی ایران این موارد به حالتی اطلاق میشود که شرکت یا موسسه ای قصد دارد تغییر یا تصمیمی در خصوص یکی از ارکان خود بگیرد که اولا این تصمیم قانونی است یعنی این که تغییرات لازمه در قانون منع نگردیده باشد و ثانیا لازم است به اطلاع اشخاص ثالث رسیده باشد یعنی اینکه در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار به ثبت رسیده باشد.
در نظام اداری طبق قانون، اگر شرکت یا موسسه ای قصد انجام ثبت تغییرات در هر بخش از شرکت را داشته باشد مثلا بخواهد سرمایه خود را کم یا زیاد کند یا مثلا اساسنامه جدیدی تنظیم نماید باید ابتدا شرح و موضوع تغییرات را به اطلاع اداره ثبت شرکت ها برساند و به منظور این کار مراحل خاصی نیز در نظر گرفته شده است که باید تمام مراحل به طور کامل و صحیح طی شده و پس از ثبت صورت جلسه در آخر گواهی تاییدیه تغییرات قانونی شرکت را دریافت کنند، طبق قانون، استثنایی برای اعمال تغییرات در شرکت وجود ندارد و هر گونه تغییری اعم از تغیبر امضاء، تغییر سرمایه شرکت (افزایش سرمایه یا کاهش سرمایه) ، تغییر آدرس دفتر مرکزی یا تغییر شعبه شرکت، تغییر موضوع فعالیت شرکت، نقل و انتقال سهام، تغییر اعضاء هیئت مدیره یا تمدید هیئت مدیره و… شامل طی مراحل ثبت صورتجلسه می شوند. در گذشته این اقدام باید به صورت فیزیکی و با حضور نماینده یا فرد مدیر عامل انجام می شد اما امروزه بخشی از روند انجام آن به صورت الکترونیکی و باقی مراحل به صورت حضوری میباشد که در ادامه با آن آشنا خواهید شد.
نخستین گام به منظور شروع ثبت صورتجلسه تغییرات مورد نظر در شرکت ها تبیین و تشکیل یک صورت جلسه رسمی فی ما بین صاحبان سهام شرکت و یا هیئت مدیره، است که می تواند در جلسه ای که به صورت مجمع عمومی، مجمع فوق العاده، مجمع عمومی سالیانه و.. تشکیل می شود، تنظیم و پس از امضاء به عنوان سند مشروح تغییرات مورد استفاده قرار بگیرد.
لازم به ذکر است که حضور و امضاء تمامی اعضای ذینفع و صاحب امتیاز شرکت برای به رسمیت شناخته شدن صورتجلسه تغییرات ضروری می باشد ولی اگر به دلایلی برخی افراد موفق به حضور پیدا کردن در جلسه را نداشته باشند و جلسه به حد نساب نرس، باید از طریق تشریفات دعوت اقدام به اعلام عمومی شود تا ادامه روند مراحل ثبت صورتجلسه با مشکل مواجه نشود.
بعد از تشکیل مجمع و تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت نوبت به ارائه صورت جلسه و مدارک مورد نیاز به اداره ثبت شرکت ها می رسد، امروزه با توجه به فراگیری شبکه اینترنتی کشور در حوزه های مختلف، موضوع انجام مراحل ثبت صورت جلسه نیز به صورت آنلاین قابل اجرا می باشد و متقاضیان می توانند از طریق سایت irsherkat.ssaa.ir به طور غیر حضوری اقدام به طی مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت خود بنمایند و دیگر نیازی به حضور فیزیکی افراد نیست، روش طی مراحل ثبت صورتجلسه بدین صورت است که بعد از تهیه و تکمیل مدارک مورد نیاز (که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد) به سایت معرفی شده در بالا مراجعه کرده و اقدام به تکمیل فرم های مربوطه می نمائید، و اصل مدارک را برای اداره ثبت شرکتها ارسال میکنید این مدارک توسط کارشناسان اداره ثبت شرکت ها بررسی می شوند و در صورتی که کاستی یا اشتباهی نداشته باشند مورد تایید قرار میگیرند.
یکی از مهمترین مراحل ثبت صورت جلسه ، مرحله انتشار آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و روزنامه کثیر الانتشار می باشد که با هدف اطلاع رسانی عمومی انجام می شود تا در صورتی که شخصی اعم از حقوقی یا حقیقی به تغییرات مورد نظر اعتراضی داشته باشد فرصت و حق اعتراض از طریق مراجع مربوطه را داشته باشد.
موضوع مدارک لازم برای ثبت صورت جلسه یک موضوع چالش برانگیز است که لازم است کمی با دقت به آن بپردازیم، چرا که با توجه به شرایط ثبت، ممکن است تنها به دلیل اشتباه وارد کردن برخی اطلاعات تقاضای شما از صف بررسی خارج شده و مورد تایید قرار نگیرد، به همین منظور لازم است قبل از اقدام به تکمیل فرم های مربوطه در سایت و یا ارسال مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه از صحت مندرجات ذکر شده اطمینان حاصل نمائید تا خدایی ناکرده با اتلاف زمان پر ارزش خود مواجه نشوید.
ما در اینجا چند مورد از مدارک لازم برای ثبت صورت جلسه که به صورت متعارف معمولا برای هر نوع تغییراتی مورد نیاز هستند را با شما به اشتراک می گذاریم که البته باید در نظر داشته باشید هر تغییری علاوه بر مدارک یاد شده، مستلزم برخی مدارک خاص نیز می باشد که برای اطلاع از آنها می توانید با کارشناسان و مشاورین ما تماس گرفته و به صورت رایگان اقدام به دریافت مشاوره بنمائید.
مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت:
توجه داشته باشید که مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه باید به صورت کاملا واضح و خوانا برای اداره ثبت شرکت ها ارسال شوند، در صورتی که هرکدام از مدارک مورد تایید کارشناسان آن مرکز قرار نگیرد یا مدارک دچار کاستی بوده باشد لازم است متقاضیان در اسرع وقت اقدام به برطرف نمودن نقص و ارسال مجدد مدارک بنمایند در غیر این صورت درخواست ثبت صورت جلسه آنها از صف بررسی خارج و منتهی به رد صورتجلسه خواهد شد.
به طور کلی هزینه ثبت صورت جلسه شامل هزینه های حق الثبت، هزینه های انتشار آگهی در روزنامه رسم و کثیرالانتشار و هزینه های متفرقه مانند هزینه پست، هزینه پاکت، هزینه کپی و برابر اصل مدارک و… می شود که معمولا در اکثر موارد هزینه ثبت صورتجلسه تغییرات یکسان بوده و تنها در چند مورد تفاوت هایی وجود دارد که باز هم اختلاف هزینه بیش از حدی را به شما تحمیل نخواهد کرد.
اما مایلیم در این بخش به بهانه هزینه ثبت صورت جلسه سوالی را مطرح کنیم که شاید بیشتر افراد از آن غافل می شوند و یا اهمیت خاصی برای آن قائل نیستند، سوال این است: آیا به نظر شما وقتی صحبت از هزینه های مربوط به یک موضوع مطرح میشود، باید تنها هزینه های مالی و ریالی آن را بررسی کنیم یا بهتر است در مورد منابع دیگری مانند انرژی فردی یا زمان نیز بحث کنیم؟
امروزه در جهان و در بین برترین متد های مدیریت کسب و کار، منابعی مانند زمان و انرژی فردی، بسیار پر ارزش تر و مهم تر از منابع مالی و مادی شرکت ها و موسسات به شمار می روند و برنامه ریزی های بسیار دقیقی برای این دو منبع ارزشمند انجام میشود، چرا که شاید بهترین دلیل برای چنین تفکری موضوع جبران پذیر بودن پول نسبت به انرژی و زمان باشد. شما می توانید در صورتی که منابع مالیتان تقلیل پیدا کرد با تزریق پول از طریق وام یا اسپانسر کمبود منابع مالی خود را جبران کنید اما آیا بانک یا موسسه ای را میشناسید که بتواند انرژی وام بدهد، یا اسپانسری را می شناسید که بتواند مشکل زمان اتلاف شده شما را جبران کند؟ مطمئنا جواب این سوال خیر است و در نتیجه بهتر است وقتی اقدام به بررسی هر نوع هزینه ای، حال برای مثال به هنگام تعیین هزینه ثبت صورت جلسه ، به مقدار انرژی و زمانی که لازم است برای این امر اختصاص دهیم نیز دقت کنیم.
مدت زمان ثبت صورتجلسه نیز همانند هزینه ثبت صورت جلسه دقیقا به چند عامل اصلی بستگی دارد که بیشترین تاثیر را در مقدار زمانی که طول میکشد تا یک درخواست ثبت صورتجلسه به نتیجه برسد دارند.
از مهمترین عوامل تاثیر گذار در مدت زمان ثبت صورت جلسه موضوع تکمیل و ارائه صحیح مدارک است، گاهی پیش می آید که شرکتی بعد از بارگذاری مدارک مربوط به تغییرات با پیام عدم تایید مواجه می شود که ممکن است به دلیل نقص در مدارک ، نقص در جزئیات مدارک احراز هویت، عدم تکمیل بودن تمام مدارک و یا هر دلیل دیگری باشد، در این صورت با توجه به عرف زمان بررسی و پاسخگویی کارشناسان اداره ثبت شرکتها که معمولا بیش از 10 روز کاری می باشد، با هر بار اشتباه در بارگذاری مدارک مدت زمان ثبت صورتجلسه نیز به تعویق افتاده و در نهایت به طول خواهد انجامید.
عامل دیگر تاثیر گذار در مدت زمان ثبت صورت جلسه موضوع تعداد افراد حاضر در صف بررسی و رسیدگی تغییرات مد نظر شماست، از آنجایی که تمام مراحل ثبت صورتجلسه به نوبت و طبق تاریخ ارائه درخواست پیش می رود این مورد نیز تاثیر زیادی در مقدار زمان انتظار شما خواهد داشت.
اما با تمام این ها مدت زمانی که از طرف اداره ثبت شرکت ها برای اعمال تغییرات اعلام شده است بین 10 روز تا 20 روز کاری می باشد و معمولا نیز در همین بازه زمانی نتیجه اعلام میگردد که اگر نگارش صورتجلسه صحیح بوده و مدارک ارسالی نیز کامل و دقیق باشد پروسه ثبت صورتجلسه شما منتج به آگهی ثبت صورتجلسه میگردد اما اگر صورتجلسه صحیح نباشد یا مدارک ناقص یا اشتباه ارسال شده باشد و یا بصورت کلی درخواست تان برای ثبت تغییرات اشتباه باشد نتیجه کار ابلاغیه رد صورتجلسه یا ابلاغیه رفع نقص خواهد شد.
اگر تا به اینجای مقاله با ما همراه بودید مطمئنا با روند انجام ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت آشنایی پیدا کرده اید و کم و بیش متوجه چند و چون موضوع شده اید، اما اجازه بدهید مطلب بسیار مهمی را خاطر نشان کنیم، مطلبی که بهتر است قبل از اقدام به ثبت صورتجلسه از آن مطلع باشید و آن چیزی نیست بجز موضوع برون سپاری ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت، همانطور که در بخش های بالا به آن اشاره کردیم، موضوع ثبت و اعلام تغییرات شرکت علیرغم اینکه در نگاه اول ساده به نظر میرسد، در واقع یک موضوع تخصصی و پر دردسریست، دردسر هایی که شاید شما را در مسیر انجام امور سرد و ناامید کند یا به دلیل ناآشنا بودن شما با روند طی مراحل باعث تحمیل هزینه های اضافی و نامتعارفی به شرکت شود، حال از مشکلاتی که ممکن ست به واسطه بروکراسی های پیچیده اداری یا ناهماهنگی های موجود در نظام اداری برای شما پیش بیاید صرف نظر میکنیم.
تجربه نشان داده است که اگر هر کاری را به نیروی متخصص آن بسپاریم علاوه بر صرفه جویی در منابع خود، بسیار آسان تر و سریعتر از زمانی که خودمان بدون هیچ تجربه و تخصصی به انجام آن اقدام میکنیم به نتیجه میرسیم، امروزه نیز شرکت ها و موسساتی همچون مجموعه کاراندیش به واسطه سالها فعالیت در حوزه ثبت شرکت ، ثبت برند ثبت تغییرات و… می توانند گزینه هایی بسیار مناسب برای برون سپاری وظیفه ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت شما باشند، البته این به این معنا نیست که یک فرد عادی نمیتواند خود به شخصه اقدام به انجام این مراحل نماید بلکه از نظر حرفه ای و صرفه جویی در زمان و حتی هزینه های جاری منطقی تر این است که یک مدیر یا هریک از اعضای شرکت در حوزه تخصصی خود اقدام به فعالیت و برنامه ریزی های کلان بپردازد تا اینکه در روند ثبت صورت جلسه یا هر نوع تغییر دیگری دخیل شوند و زمان و انرژی خود را تلف کند.
تهران، میرداماد، میدان مادر خیابان شاه نظری کوچه دوم پلاک 34 واحد 1 جنوبی
درباره ما
تماس با ما
وبلاگ
دفتر: ۲۲۹۲۴۲۵۶-۰۲۱
دفتر: ۲۶۴۱۳۸۵۴-۰۲۱
همراه: ۰۹۱۰۳۱۵۱۴۸۱
ایمیل: info@carandish.com
ما در مجموعه کاراندیش سالها تخصص و تجربه خود را در زمینه خدمات ثبتی و ثبت شرکت و امور مالیاتی، طرح صنعتی و ثبت برند در ایران و کشورهای عضو wipo در اختیار شما میگذاریم. خوشحال خواهیم بود شما را برای رسیدن به اهدافتان یاری کنیم.
تمامی حقوق برای سایت کاراندیش محفوظ است Copyright 2022 ©
