تمدید هیئت مدیره؛ سقف دو سال و تکلیف مدیران بعد از پایان دوره

تمدید هیئت مدیره چیست و چه زمانی باید شروع کرد

تمدید هیئت مدیره یعنی مجمع عمومی مدیران فعلی را دوباره انتخاب کند یا افراد تازه ای بیاورد. ابقا خودکار نیست. در شرکت سهامی اساسنامه مدت مدیریت را معین می کند و این مدت از دو سال بیشتر نمی شود، ولی انتخاب مجدد مدیران بلامانع است (ماده ۱۰۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت). مسئولیت محدود فرق دارد. مدیران آن را می شود برای مدت محدود یا نامحدود برگزید، و اساسنامه ای که هنگام ثبت شرکت نوشته می شود همین را تعیین می کند (ماده ۱۰۴ قانون تجارت). از نظر حقوقی، ابقای مدیران قبلی و ورود مدیران جدید یکی است. هر دو صورتجلسه و ثبت می خواهند.

برای این تمدید، مجمع را چند هفته پیش از پایان دوره هیئت مدیره بچینید، چون آگهی دعوت باید دست کم ده روز و حداکثر چهل روز پیش از جلسه منتشر شود (ماده ۹۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت) و حساب غلط تاریخ یعنی برگزاری جلسه بعد از انقضا. گیر پرونده ها بیشتر همین جاست. بعد از مجمع، مدارک هویتی و سمت اعضا در سامانه ثبت شرکت ها بارگذاری می شود و در نهایت کار با ثبت صورتجلسه در مرجع ثبت شرکت ها رسمیت پیدا می کند.

شرکت سهامی خاص: سقف دو سال و تشریفات مجمع

مدیران سهامی خاص را مجمع عمومی عادی انتخاب می کند و اساسنامه می تواند مدت را کوتاه تر از دو سال بنویسد. بلندتر نه. در رأی گیری برای مدیران اکثریت نسبی کافی است و هر رأی دهنده می تواند آرای خود را به یک نفر بدهد یا میان چند نفر تقسیم کند (ماده ۸۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت). سهامدار کوچک هم با این روش می تواند نماینده ای به هیئت مدیره بفرستد.

حدنصاب قانونی و تشریفات دعوت سهامداران

تصمیم گیری درباره انتخاب مدیران در صلاحیت مجمع عمومی عادی است و معمولا این کار در قالب مجمع عمومی عادی سالیانه انجام می شود. زمان مجمع سالانه با اساسنامه است (ماده ۸۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)، و اگر با پایان دوره مدیران نمی خواند، مجمع عادی به طور فوق العاده تشکیل می شود. در دعوت اول باید دارندگان بیش از نصف سهام دارای حق رأی حاضر شوند. اگر آن حدنصاب جمع نشد، مجمع برای بار دوم دعوت می شود و با حضور هر تعداد از سهامداران رسمیت می یابد، به شرط آنکه نتیجه دعوت اول در آگهی دوم قید شده باشد (ماده ۸۷ لایحه اصلاحی قانون تجارت).

آگهی دعوت باید در روزنامه کثیرالانتشاری چاپ شود که آگهی های شرکت در آن منتشر می شود، و دستور جلسه، تاریخ، ساعت و نشانی کامل مجمع هم باید در آگهی بیاید (ماده ۹۷ و ۱۰۰ لایحه اصلاحی قانون تجارت). این فاصله ده تا چهل روز است. رعایت نکردن مواعد، مصوبات مجمع را در معرض اعتراض می گذارد.

همزمانی انتخاب بازرسان و سمت های داخلی هیئت مدیره

مجمع عادی هر سال بازرس انتخاب می کند (ماده ۱۴۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت). انتخاب مجدد هم ممکن است. برای همین بازرس اصلی و علی البدل معمولا در همان جلسه ای انتخاب می شوند که مدیران انتخاب می شوند، و رفت و آمد اداری یک بار انجام می شود. برای شرکت هایی که در قالب ثبت شرکت سهامی خاص فعالیت می کنند، نام بازرسان باید در همان صورتجلسه بیاید. نسخه ای از صورتجلسه انتخاب مدیران و بازرسان باید برای ثبت به مرجع ثبت شرکت ها برسد (ماده ۱۰۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت).

مجمع فقط اعضای اصلی و علی البدل را برمی گزیند. سمت ها را مجمع تقسیم نمی کند. اعضای منتخب در جلسه ای جدا رئیس و نایب رئیس را تعیین می کنند و مدیرعامل را برمی گزینند. مدیرعامل لازم نیست عضو هیئت مدیره باشد. یک نفر بودن رئیس و مدیرعامل شرط دارد: تصویب سه چهارم آرای حاضر در مجمع (ماده ۱۲۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت).

تعیین دارندگان حق امضای مجاز و تعهدآور

امضاداران را باید با نام و حدود اختیار مشخص کرد، و هیئت مدیره نحوه صدور چک، سفته و قراردادها را تصویب می کند. در عمل، ترکیب متداول امضا مدیرعامل به همراه یکی از اعضا و مهر شرکت است. اسناد تعهدآور از مکاتبات عادی جداست. اداره ثبت شرکت ها به عبارت های کلی ایراد می گیرد، پس نام دارندگان امضا باید صریح و بدون ابهام در صورتجلسه بیاید.

صورتجلسه تمدید هیئت مدیره و ضوابط تنظیم متن مصوبات

تنظیم دقیق مصوبات جلوی بسیاری از نقص ها را می گیرد، و معمولا دو صورتجلسه لازم است: یکی برای مجمع و یکی برای نخستین جلسه مدیران منتخب. صورتجلسه مجمع نام اعضای اصلی و علی البدل و بازرسان را می آورد و تاریخ، ساعت، محل برگزاری و میزان سهام حاضران هم در آن ثبت می شود.

هیئت رئیسه مجمع و رئیس جلسه

مجمع را هیئت رئیسه ای اداره می کند. رئیس، منشی و دو ناظر اعضای آن اند. صورتجلسه با امضای همین هیئت معتبر می شود (ماده ۱۰۱ و ۱۰۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت)، و وقتی انتخاب مدیران جزو دستور جلسه است، رئیس مجمع را سهامداران حاضر با اکثریت نسبی از میان خودشان برمی گزینند. ناظران سهامدارند. منشی لازم نیست سهامدار باشد. اگر در همان جلسه قرار است تغییر اعضای هیئت مدیره هم انجام شود، مشخصات اشخاص جدید به جای نفرات قبلی نوشته می شود.

جلسه دوم معمولا بلافاصله پس از مجمع و میان اعضای منتخب برگزار می شود و در همین متن رئیس، نایب رئیس و مدیرعامل تعیین می شوند و دارندگان حق امضا با نام مشخص می گردند. قبولی سمت باید صریح باشد و اعضا آن را امضا کنند. اداره ثبت این را می خواهد.

اعضای هیئت مدیره و بازرسان معمولا در متن صورتجلسه اعلام می کنند که مشمول ممنوعیت های قانونی نیستند. ماده ۱۱۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت این ممنوعیت ها را می شمارد: محجورین و کسانی که حکم ورشکستگی شان صادر شده نمی توانند مدیر شوند. کسانی هم که به حکم قطعی، به دلیل جرایمی مانند سرقت، خیانت در امانت، کلاهبرداری یا اختلاس، از حقوق اجتماعی محروم شده اند، تا پایان مدت محرومیت مدیر نمی شوند. مدیرعامل شرط دیگری هم دارد: نمی تواند مدیرعامل بیش از یک شرکت باشد (ماده ۱۲۶ همان لایحه).

متن صورتجلسه ها و مدارک در سامانه ثبت شرکت ها بارگذاری می شود و بعد از تایید اولیه، اصل مدارک امضا شده طبق روال سامانه به اداره ثبت می رسد. نقص مدارک کار را متوقف می کند.

تمدید هیئت مدیره مسئولیت محدود و وضعیت تصدی نامحدود

مدت مدیریت در شرکت با مسئولیت محدود مثل سهامی به دو سال محدود نیست. ماده ۱۰۴ قانون تجارت مدیر یا مدیران را از میان شرکا یا بیرون از شرکت، موظف یا غیرموظف، برای مدت محدود یا نامحدود می داند. اساسنامه تعیین کننده است. بسیاری از شرکا هنگام ثبت شرکت با مسئولیت محدود مدت نامحدود را انتخاب می کنند تا هر دو سال مجمع نگیرند. این همیشه بهترین انتخاب نیست.

اگر اساسنامه مدت مدیریت را «نامحدود» نوشته باشد، مدیران تا زمان عزل، استعفا یا فوت در سمت می مانند. تمدید دوره ای لازم نیست. اما مؤسسان گاهی مدت معینی مثل دو یا سه سال نوشته اند. پایان آن بازه یعنی انتخاب دوباره مدیران، و تا آگهی جدید ثبت نشود، امضای مدیر قبلی معمولا در بانک و ادارات با مشکل روبه رو می شود. در این حالت تمدید هیئت مدیره و ثبت صورتجلسه جدید شرکا لازم است.

تشریفات مجمع شرکا و حدنصاب تصمیم گیری

برای ابقای مدیران یا انتخاب نفرات تازه، شرکا تصمیم می گیرند و طبق ماده ۱۰۶ قانون تجارت، این تصمیم با اکثریت دست کم نصف سرمایه گرفته می شود. اگر نوبت اول به این اکثریت نرسید، همه شرکا دوباره دعوت می شوند و در نوبت دوم اکثریت عددی شرکا کافی است، حتی بدون نصف سرمایه. اساسنامه می تواند ترتیب دیگری گذاشته باشد. پس اول اساسنامه را بخوانید.

یک اشتباه رایج، مدیر با مدت نامحدود در شرکتی با دو شریک هم سهم است. شرکا به نسبت سهم رأی می دهند، مگر اساسنامه ترتیب دیگری گذاشته باشد (ماده ۱۰۷ قانون تجارت). با اختلاف نظر، هیچ طرف رأی برتر ندارد و تصمیم درباره سمت مدیر به بن بست می رسد. حل آن معمولا به توافق یا دادگاه می کشد.

تفاوت عملی مدیریت نامحدود با سهامی خاص

آگاهی از تفاوت شرکت سهامی خاص و با مسئولیت محدود پیش از نوشتن اساسنامه فایده دارد، چون در سهامی سقف دو ساله باعث می شود مدیران دست کم هر دو سال به مجمع پاسخگو باشند. در مسئولیت محدود چنین فشار دوره ای وجود ندارد و مدیری که برای مدت نامحدود انتخاب شده، تا وقتی شرکا او را عزل نکرده اند در سمت می ماند.

پیش از هر اقدامی اساسنامه را بخوانید. اگر مدت مدیریت محدود بوده، صورتجلسه را پیش از پایان آن تنظیم کنید و به امضای شرکا برسانید، و بعد از آن نوبت ثبت در اداره ثبت شرکت ها و انتشار آگهی است. تا این کار تمام نشده، معرفی مدیر جدید به بانک و ادارات دشوار می شود.

اگر دوره مدیران تمام شود و تمدیدی ثبت نشود

پایان دوره مدیران شرکت را خودبه خود متوقف نمی کند، چون مدیران سابق تا انتخاب جانشین مسئول امور شرکت می مانند. مشکل جای دیگری است. بانک و ادارات آخرین آگهی ثبت شده را نگاه می کنند و اگر تاریخ پایان دوره در آن گذشته باشد، ممکن است امضای مدیران را نپذیرند. حساب جاری، دسته چک و درگاه پرداخت اولین جاهایی هستند که در عمل گیر می کنند، و شرکتی که برای واردات یا صادرات از کارت بازرگانی استفاده می کند، همین ابهام را در ترخیص و کارهای مربوط هم می بیند.

مالیات هم همین است. اظهارنامه و درخواست ها را باید کسی به نام شرکت امضا و ارسال کند، و نماینده قانونی همان است که آخرین آگهی نشان می دهد. اگر در حوزه خدمات مالیاتی آخرین آگهی مربوط به مدیری باشد که دوره اش گذشته، ممکن است مدارک تازه خواسته شود. مهلت های مالیاتی منتظر ثبت آگهی نمی مانند. پس از چاپ آگهی جدید، اطلاعات مدیران و امضاداران را نزد سازمان امور مالیاتی هم به روز کنید، تا کد اقتصادی و پرونده مالیاتی شرکت با مدیران فعلی بخواند.

طبق ماده ۱۳۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت، مدیران سابق تا انتخاب مدیران جدید مسئول امور شرکت و اداره آن می مانند. همان ماده راه خروج را هم نشان می دهد. اگر مراجع موظف به دعوت مجمع این کار را نکنند، هر ذینفع می تواند از مرجع ثبت شرکت ها بخواهد مجمع عادی را برای انتخاب مدیران دعوت کند. گیر افتادن بعد از پایان دوره پس راه قانونی دارد. اگر اختلاف شرکا مانع هر مجمعی شود، پرونده ممکن است به انحلال شرکت کشیده شود. این آخرین راه است، نه اولین.

آگهی روزنامه رسمی و اعتبار آن در برابر بانک و اشخاص ثالث

تصویب مجمع به تنهایی پایان کار نیست. بانک و ادارات به آگهی چاپ شده در روزنامه رسمی استناد می کنند، پس تا آگهی نیامده، تغییر بیرون از شرکت دیده نمی شود. پس از تایید صورتجلسه و مدارک در اداره ثبت شرکت ها، پیش نویس آگهی در سامانه ساخته می شود و فاصله پیش نویس تا ثبت نهایی به شلوغی اداره بستگی دارد. تجربه پیگیری پرونده ها در دفتر ثبت کاراندیش این است که کوچک ترین مغایرت در مشخصات ارسالی همین فاصله را بیشتر می کند.

پیش نویس آگهی هنوز برای بانک سندیت ندارد. برای تمدید هیئت مدیره باید آگهی نهایی در روزنامه رسمی چاپ شود و هزینه انتشار طبق تعرفه روز پرداخت گردد. تا آن موقع بانک و ادارات معمولا فقط به آگهی چاپ شده اعتنا می کنند و نسخه نهایی چند روز بعد از پرداخت آماده می شود.

اشتباه رایج این است که پیش نویس آگهی را سرسری نگاه کنند. غلط تایپی در نام یا کد ملی مدیران زیاد پیش می آید. امضاداران مجاز هم گاهی جا می افتند. اصلاح آگهی چاپ شده آگهی اصلاحی می خواهد و هزینه آن دوباره پرداخت می شود، پس پیش نویس را خط به خط با صورتجلسه تطبیق دهید.

دفتر کاراندیش در این مسیر چه کاری انجام می دهد

ما از سال ۱۳۸۱ با بیش از هزار شرکت موکل کار کرده ایم. گره این پرونده ها معمولا یکی از دو چیز است: تاریخ پایان دوره که از آگهی قبلی درست حساب نشده، یا اساسنامه ای که با متن صورتجلسه نمی خواند. اگر پایان دوره هیئت مدیره نزدیک است، تمدید را زودتر شروع کنید.

برای تمدید هیئت مدیره، کار با اساسنامه و آخرین آگهی شرکت شروع می شود: اول مدت مدیریت و ترتیب دعوت مجمع را از اساسنامه درمی آوریم، بعد بررسی می کنیم افراد پیشنهادی مشمول ممنوعیت های ماده ۱۱۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت نباشند، و سپس متن صورتجلسه ها نوشته و در سامانه بارگذاری می شود.

تنظیم اسناد و پیگیری اداری تا انتشار آگهی

پس از بارگذاری در سامانه و رسیدن اصل مدارک به اداره ثبت، نوبت پیگیری است. در تجربه دفتر کاراندیش، روند اداری ثبت صورتجلسه تا صدور آگهی حدود ده روز کاری پس از کامل شدن مدارک طول می کشد. ثبت یک روزه با روال سامانه و صف کارشناسی نمی خواند. تاخیر بیشتر از امضای دیرهنگام اعضا می آید.

پیش نویس آگهی را پیش از تایید با صورتجلسه تطبیق می دهیم. نسخه الکترونیکی روزنامه رسمی را هم برای بانک و اداره امور مالیاتی تحویل می گیریم. اگر شرایط خاصی دارید، از طریق صفحه تماس با ما با کارشناسان دفتر کاراندیش در میان بگذارید.

منابع رسمی

• سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری: بارگذاری صورتجلسه و پیگیری وضعیت پرونده
• روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران: انتشار آگهی تغییرات ثبتی