ثبت صورتجلسه
تغییر آدرس شرکت یا ایجاد شعبه شرکت
برای تغییر آدرس شرکت، مجمع عمومی فوق العاده یا، اگر اساسنامه اجازه داده باشد، هیئت مدیره درباره نشانی تازه تصمیم می گیرد و صورتجلسه آن در سامانه ثبت شرکت ها ثبت و در روزنامه رسمی آگهی می شود. اصلاح نشانی اشتباه و ایجاد شعبه تازه هم همین مسیر را دارد؛ همان مسیری که برای تغییر موضوع شرکت هم طی می شود. مدیران شرکت موظف اند هر چه زودتر نشانی تازه را ثبت کنند و قدم اصلی، اقدام برای ثبت صورتجلسه تصمیم گرفته شده در اداره ثبت شرکت هاست.
نکته: اگر در اساسنامه شرکت اختیار تغییر آدرس یا ایجاد شعبه به هیئت مدیره هم داده شده باشد، همین تصمیم در جلسه مدیران گرفته می شود و صورتجلسه همان جلسه در اداره ثبت شرکت ها ثبت می شود.
ایجاد شعبه شرکت
شرکت می تواند در هر یک از واحدهای ثبتی ایران شعبه تاسیس کند. اگر شعبه از ابتدای تاسیس ثبت نشده باشد، مجمع عمومی فوق العاده یا هیئت مدیره (اگر اساسنامه این اختیار را به آن داده باشد) درباره ایجاد شعبه تصمیم می گیرد. شعبه شخصیت حقوقی جدا ندارد و بخشی از همان شرکت است. برای همین نشانی شعبه، نام مدیر آن و حدود اختیارش باید در صورتجلسه روشن باشد؛ برای نمونه، این که مدیر شعبه حق امضای قرارداد یا افتتاح حساب به نام شعبه را دارد یا نه. این صورتجلسه هم مثل تغییر آدرس، در همان سامانه ای که در بخش مراحل آمده ثبت می شود. اگر شعبه در شهر دیگری است، درباره این که مدارک باید به اداره ثبت آن شهر هم برسد، پیش از اقدام از همان اداره بپرسید. روال کامل ثبت یک شرکت را در صفحه ثبت شرکت توضیح داده ایم.
مدارک مورد نیاز برای تغییر آدرس شرکت یا ایجاد شعبه شرکت
- اصل صورتجلسه هیئت مدیره یا مجمع عمومی فوق العاده، با نشانی کامل و کد پستی ده رقمی محل تازه؛ مشخصات و کد ملی امضاکنندگان و، برای شعبه، مدیر شعبه؛ اگر همه سهامداران در مجمع حاضر نبوده اند، مدرک دعوت (آگهی روزنامه کثیرالانتشار یا دعوت نامه طبق اساسنامه)؛ و وکالت نامه، اگر کار را وکیل پیگیری می کند
مهم: اگر نشانی دفتر مرکزی در اداره ثبت شرکت ها اشتباه ثبت شده باشد، تا اصلاح آن نمی توانید دفاتر قانونی را پلمپ کنید. پس اصلاح یا تغییر نشانی دفتر مرکزی را عقب نیندازید. همه این مدارک در همان سامانه بارگذاری می شود و نشانی تازه پس از آگهی در روزنامه رسمی معتبر است.
مراحل ثبت تغییر آدرس در سامانه ثبت شرکت ها
- تصمیم مجمع عمومی فوق العاده یا هیئت مدیره و تنظیم صورتجلسه با نشانی کامل و کد پستی محل تازه.
- ورود به سامانه ثبت شرکت ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir، ثبت درخواست تغییرات و وارد کردن متن صورتجلسه. نشانی بر پایه کد پستی ثبت می شود، پس کد پستی باید درست و به روز باشد.
- پرداخت حق الثبت و هزینه ها و ارسال مدارک امضا شده در مهلتی که سامانه اعلام می کند.
- بررسی کارشناس اداره ثبت و صدور آگهی تغییرات.
- انتشار آگهی در روزنامه رسمی؛ از این تاریخ نشانی تازه در برابر همه معتبر است.
نکته: اگر دفتر مرکزی را به شهر دیگری می برید، در اساسنامه های معمول این تصمیم با مجمع عمومی فوق العاده است و مدیران فقط جابه جایی در همان شهر را تصمیم می گیرند. با ثبت آن، پرونده شرکت به اداره ثبت شهر تازه منتقل می شود.
نمونه صورتجلسه هیئت مدیره برای تغییر آدرس
متن زیر نمونه ای ساده است. همین متن را در سامانه ثبت شرکت ها، در بخش ثبت تغییرات، وارد می کنید و جاهای نقطه چین را با اطلاعات شرکت پر می کنید:
صورتجلسه هیئت مدیره شرکت ... (سهامی خاص) به شماره ثبت ... و شناسه ملی ... جلسه هیئت مدیره در تاریخ ... ساعت ... با حضور همه اعضا در محل قانونی شرکت تشکیل شد و درباره تغییر محل شرکت تصمیم گرفته شد: محل شرکت از نشانی قبلی به نشانی ... با کد پستی ... منتقل شد. به آقای یا خانم ... از اعضا وکالت داده شد که برای ثبت صورتجلسه، پرداخت حق الثبت و امضای ذیل دفتر ثبت به اداره ثبت شرکت ها مراجعه کند. امضای اعضای هیئت مدیره: ...
برای ایجاد شعبه هم متن مشابه است، با این تفاوت که نشانی شعبه، کد پستی آن، نام مدیر شعبه و حدود اختیار او در تصمیم می آید. اگر اساسنامه این اختیار را به مدیران نداده باشد، همین تصمیم باید در مجمع عمومی فوق العاده گرفته شود.
بعد از ثبت نشانی تازه چه کارهایی می ماند؟
با ثبت تغییر آدرس شرکت در اداره ثبت، کار تمام نمی شود. در پرونده هایی که دیده ایم، شرکت جابه جا شده اما نشانی را فقط در اداره ثبت عوض کرده و ابلاغیه های مالیاتی همچنان به نشانی قدیم رفته است. این کارها را هم انجام دهید:
- سازمان امور مالیاتی: نشانی را در پرونده مالیاتی شرکت به روز کنید. با تغییر محل، ممکن است پرونده به اداره امور مالیاتی دیگری برود. خدمات مالیاتی کاراندیش این بخش را انجام می دهد.
- کارت بازرگانی: اگر شرکت کارت بازرگانی دارد، نشانی تازه را به اتاق بازرگانی اعلام کنید.
- دفاتر قانونی: اگر هنوز پلمپ دفاتر سال را انجام نداده اید، با نشانی تازه انجام می شود.
- بانک و قراردادها: نشانی را به بانک ها و طرف های قرارداد هم اطلاع دهید.
منابع رسمی
- سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری: ثبت تاسیس و صورتجلسه های تغییرات شرکت
- روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران: انتشار آگهی تاسیس و تغییرات شرکت ها
- درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی: به روز کردن نشانی و اطلاعات پرونده مالیاتی
پرسش های متداول
تغییر آدرس شرکت را چه کسی تصمیم می گیرد؟
اصل بر تصمیم مجمع عمومی فوق العاده است. اگر اساسنامه اختیار تغییر نشانی را به هیئت مدیره داده باشد، مدیران هم می توانند تصمیم بگیرند و صورتجلسه همان جلسه را در اداره ثبت شرکت ها ثبت کنند. در اساسنامه های معمول این اختیار فقط برای جابه جایی در همان شهر است و بردن دفتر مرکزی به شهر دیگر با مجمع است.
آیا شرکت می تواند در هر شهر شعبه بزند؟
بله، شرکت می تواند در هر یک از واحدهای ثبتی ایران شعبه تاسیس کند. اگر شعبه از ابتدای تاسیس ثبت نشده باشد، مجمع عمومی فوق العاده یا، با اجازه اساسنامه، هیئت مدیره درباره آن تصمیم می گیرد. شعبه شخصیت حقوقی جدا ندارد و نشانی، مدیر و حدود اختیار مدیر آن باید در صورتجلسه بیاید.
مدارک لازم برای تغییر آدرس یا ایجاد شعبه چیست؟
مدرک اصلی، صورتجلسه هیئت مدیره یا مجمع عمومی فوق العاده با نشانی کامل و کد پستی ده رقمی محل تازه است. مشخصات و کد ملی امضاکنندگان و مدیر شعبه هم لازم است. اگر همه سهامداران در مجمع حاضر نبوده اند، مدرک دعوت را هم بدهید و اگر وکیل کار را پیگیری می کند، وکالت نامه او را.
اگر آدرس شرکت در اداره ثبت اشتباه باشد چه می شود؟
تا وقتی نشانی دفتر مرکزی اصلاح نشود، پلمپ دفاتر قانونی ممکن نیست. ابلاغیه های رسمی و مالیاتی هم ممکن است به نشانی اشتباه برود و شرکت از مهلت ها بی خبر بماند. مدیران باید هر چه زودتر نشانی را با ثبت صورتجلسه اصلاح کنند تا این دو مشکل پیش نیاید.
بعد از تغییر آدرس شرکت چه کارهایی باید انجام داد؟
پس از آگهی تغییرات در روزنامه رسمی، نشانی را در پرونده مالیاتی شرکت نزد سازمان امور مالیاتی به روز کنید؛ ممکن است پرونده به اداره امور مالیاتی دیگری برود. اگر کارت بازرگانی دارید، اتاق بازرگانی را هم در جریان بگذارید. بانک ها و طرف های قرارداد را هم از نشانی تازه باخبر کنید.
مطالب مرتبط
پرونده تان را با کارشناس ثبتی بررسی کنید
مسیر، مدارک و زمان تقریبی کار را قبل از شروع روشن می کنیم.