استعلام نام شرکت پیش از ثبت؛ دلایل رد نام و تفاوت با علامت تجاری

استعلام نام شرکت پیش از ارسال درخواست ثبت

اگر می خواهید شرکت ثبت کنید، باید مطمئن شوید نامی که در نظر دارید برای شخص حقوقی دیگری ثبت نشده است. این کار با استعلام نام شرکت انجام می شود، پیش از آن که درخواست ثبت را بفرستید. جستجوی اولیه جای تایید کارشناس را نمی گیرد. در روال فعلی سامانه ثبت شرکت ها، نام را کارشناس تعیین نام می سنجد و اگر سابقه یا تشابه نزدیک ببیند، رد می کند. هرچه نام های پیشنهادی را بهتر بسنجید، وقت کمتری از دست می دهید.

در پرونده هایی که دیده ایم، رد نام معمولا از چند خطای مشخص می آید. واژه های عام، نام های خیلی کوتاه و واژه های غیر فارسی بیشتر از بقیه گیر می کنند، چون در روال فعلی سامانه کارشناسان به لغت نامه هایی مانند دهخدا و معین استناد می کنند و واژه باید معنای مستقل داشته باشد، و افزودن کلماتی مثل بازرگانی یا مهندسی، نام را متمایز نمی کند. این دقت در مسیر ثبت شرکت، جلوی اخطار رفع نقص را می گیرد.

اشتباه رایج این است که متقاضیان نام انتخابی را پیش از تایید، در اساسنامه شرکت درج می کنند. بهتر است اول نام تایید شود، بعد متن اساسنامه نهایی شود. در روال فعلی سامانه، متقاضی چند نام را به ترتیب اولویت وارد می کند (در حال حاضر پنج نام). کارشناس از گزینه اول شروع می کند و با تایید یکی از آنها، سراغ بقیه نمی رود. اگر همه رد شوند، پرونده می ماند. وقت تلف می شود. این جا بیشتر پرونده ها گیر می کنند.

روش بررسی نام در سامانه ها و روزنامه رسمی

بررسی آزاد بودن نام فقط یک جستجوی ساده نیست. دو منبع را باید ببینید. یکی کافی نیست. اول، پایگاه اطلاعات شناسه ملی اشخاص حقوقی که هویت شرکت ها را نگه می دارد. دوم، آگهی های روزنامه رسمی که متن تاسیس و تغییرات را دارد. این دو یک کار را انجام نمی دهند. اولی وضعیت ثبتی را نشان می دهد و دومی سابقه آگهی ها را.

در پایگاه شناسه ملی، جستجو معمولا بر اساس نام یا شناسه ملی انجام می شود. اگر رقیبی را می شناسید، شناسه ملی دقیق تر است. وضعیت شخص حقوقی ممکن است فعال، منحل یا در حال تصفیه باشد. شرکت منحل شده تا پایان تصفیه شخصیت حقوقی خود را حفظ می کند (ماده ۲۰۸ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت)، و نام آن معمولا بلافاصله برای دیگران آزاد نمی شود. اگر نامی را در این پایگاه دیدید، آن را مسدود فرض کنید و از کارشناس ثبت بپرسید. این احتیاط هزینه ای ندارد.

جستجو در آگهی های روزنامه رسمی

آگهی های منتشر شده لایه ای است که جستجوی پایگاه گاهی از آن جا می ماند.

جستجو در روزنامه رسمی لایه دوم کار است. موتور جستجوی پایگاه شناسه ملی ممکن است نام های ترکیبی را خوب نشان ندهد. روزنامه رسمی متن آگهی های تاسیس و تغییرات را دارد. با جستجوی تک تک واژه ها، ترکیب های مشابه پیدا می شود. فرض کنید نام شما سه کلمه است و دو کلمه آن قبلا در حوزه ای نزدیک ثبت شده، که در این صورت احتمال رد بالاست. خطای پرتکرار این است که فقط عبارت کامل جستجو می شود. کارشناس معمولا هم عبارت کامل و هم اجزای آن را می سنجد. شما هم همین کار را بکنید.

در عمل، آنچه در جستجوی عمومی می بینید با آنچه کارشناس می بیند یکی نیست. ممکن است نامی چند روز پیش در پرونده ای دیگر تایید شده یا در حال رسیدگی باشد و هنوز در منابع عمومی دیده نشود. همچنین نام هایی که با ثبت صورتجلسه تصویب می شوند، گاهی با تاخیر در منابع عمومی دیده می شوند.

نبودن نام در جستجوی عمومی برای شما حقی ایجاد نمی کند. تصمیم نهایی با کارشناس تعیین نام است. جستجو فقط احتمال خطا را کم می کند. نتیجه قطعی نیست. هر استعلام درباره نام یک شرکت فقط تصویری از وضعیت همان روز می دهد.

قواعد انتخاب نام؛ آنچه قانون می گوید و آنچه روال سامانه است

قانون درباره نام شرکت ها چند قاعده مشخص دارد. در شرکت سهامی، عبارت «شرکت سهامی خاص» یا «شرکت سهامی عام» باید قبل از نام یا بعد از آن، در اوراق، اطلاعیه ها و آگهی های شرکت بیاید (تبصره ماده ۴ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت). در شرکت با مسئولیت محدود، عبارت «با مسئولیت محدود» باید در اسم شرکت قید شود، وگرنه شرکت در برابر اشخاص ثالث تضامنی شمرده می شود. نام شریک هم نباید در اسم شرکت بیاید؛ شریکی که نامش در اسم شرکت باشد، در برابر ثالث حکم شریک ضامن را پیدا می کند (ماده ۹۵ قانون تجارت).

بقیه قواعد، مانند ریشه فارسی واژه ها، تعداد سیلاب یا فهرست واژه های ممنوع، بیشتر از روال فعلی سامانه ثبت شرکت ها می آید و ممکن است تغییر کند. آنها را پیش از ارسال درخواست از خود سامانه یا از کارشناس ثبت بپرسید. حدس نزنید.

نام های کوتاه و واژه های حساس

بخش عملی ماجرا همین روال سامانه است که در متن قانون نمی آید.

در روال فعلی سامانه، نام های کوتاه و پرتکرار معمولا پذیرفته نمی شوند و ظرفیت ترکیب های ساده سال هاست پر شده است. تعداد دقیق سیلاب های لازم را باید از خود سامانه پرسید. خطای رایج این است که متقاضیان هنگام شروع ثبت شرکت سهامی خاص کلماتی مثل بازرگانی، خدماتی، مهندسی یا تولیدی را بخش اصلی نام حساب می کنند. این واژه ها فقط موضوع فعالیت را می گویند و معمولا قدرت تمایز نام را بالا نمی برند.

برخی واژه ها حساس اند. در روال فعلی سامانه، به کار بردن عناوینی مانند ایران، ملی، سازمان، بانک یا بنیاد در نام شرکت معمولا با محدودیت یا نیاز به موافقت مراجع مربوط همراه است. نام شهر و واژه های مذهبی هم همین طور و ممکن است بررسی جداگانه بخواهند. این فهرست ثابت نیست؛ پیش از تدوین نام ها برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود یا سهامی، آن را از سامانه بپرسید. قانون یک اصل کلی هم دارد. اسمی که معنایش با موازین شرعی یا نظم عمومی نمی خواند یا عموم را درباره ماهیت شرکت فریب می دهد، نمی تواند به عنوان نام تجاری به کار رود. این را ماده ۱۱۹ قانون حمایت از مالکیت صنعتی می گوید.

تفاوت استعلام نام شرکت با استعلام علامت تجاری و هم پوشانی آنها

تایید نام در سامانه ثبت شرکت ها به این معنا نیست که می توانید آن را بی دغدغه برای کالا یا خدمت به کار ببرید. نام شرکت و علامت تجاری دو مسیر جدا دارند. نام شرکت را اداره ثبت شرکت ها می سنجد و علامت تجاری را اداره مالکیت صنعتی. تایید یکی، تایید دیگری نیست. ثبت علامت هم الزاما مانع ثبت نام شرکت نمی شود و ثبت نام شرکت برای شما حق علامت نمی سازد.

با این حال، تداخل پیش می آید. فرض کنید نام شرکت شما با علامتی که دیگری در همان حوزه کالا یا خدمت ثبت کرده، یکی است یا خیلی شبیه. شرکت شما ثبت می شود، اما استفاده از آن نام روی کالا و خدمت ممکن است با اعتراض صاحب علامت روبه رو شود. خطر همین جاست. قانون حمایت از مالکیت صنعتی هر استفاده از نام تجاری دیگری را که عرفا موجب گمراهی عموم شود ممنوع کرده (ماده ۱۱۸) و نام تجاری را حتی بدون ثبت زیر حمایت خود گرفته است (ماده ۱۱۷). در عمل، بعضی مدیران بعد از چاپ سربرگ، تابلو و تبلیغ می فهمند که نامشان مشکل دارد. تغییرش دیگر گران تمام می شود.

سابقه استفاده و حمایت از نام تجاری

برای همین، استعلام درباره نام یک شرکت بدون نگاه به سابقه استفاده دیگران کامل نیست.

سابقه استفاده هم اهمیت دارد. طبق ماده ۱۰۵ قانون حمایت از مالکیت صنعتی، اگر کسی علامت دیگری را با علم به استفاده او برای خود ثبت کند، استفاده کننده می تواند از دادگاه صالح ابطال آن را بخواهد. شرط آن این است که دست کم یک سال پیش از تاریخ درخواست ثبت طرف مقابل، استفاده مستمر از علامت داشته باشد. این ماده درباره علامت است، نه نام شرکت. اما نشان می دهد ثبت اداری تنها ملاک نیست. نتیجه هر اختلاف را دادگاه تعیین می کند.

خطای رایج این است که تایید نام شرکت را برای ورود بی خطر به بازار کافی می دانند. نام را پیش از ارسال به سامانه، با آگهی های روزنامه رسمی و سوابق علائم تجاری هم بسنجید. اگر قصد دارید کالا یا خدمتی با این نام عرضه کنید، علاوه بر تعیین نام شخص حقوقی، اقدام برای ثبت برند در طبقات مرتبط را هم بررسی کنید. اگر محصول شما ظاهر یا فرم ویژه ای دارد، ثبت طرح صنعتی را هم در نظر بگیرید. این دو جدا از ثبت نام شرکت اند، یعنی هر کدام درخواست، بررسی و نتیجه خودش را دارد و تایید نام در سامانه شرکت ها چیزی را درباره آنها تعیین نمی کند.

ترتیب درست دو بررسی

پس استعلام درباره نام یک شرکت و بررسی علامت تجاری باید دو کار پشت سر هم باشند، نه یک کار.

نکته: ترتیب کار را این طور بچینید. اول نام را در پایگاه شناسه ملی و آگهی های روزنامه رسمی بگردید. بعد همان نام را در سوابق علائم تجاری، در طبقه کالا یا خدمتی که عرضه می کنید، جستجو کنید. آخر سر نام های باقی مانده را به ترتیب اولویت بچینید. نامی که در یکی از این مراحل خطرناک به نظر رسید، حذف می شود. نام تاییدشده در اداره شرکت ها ممکن است با حق دیگری برخورد کند. پرونده هایی که بدون این بررسی شروع می شوند، گاهی بعدا به اختلاف می رسند. این بررسی از دعوای بعدی سبک تر است.

چرا نام های پیشنهادی رد می شوند؛ خطاهای پرتکرار در تعیین نام

رد شدن همه نام های پیشنهادی، پرونده تاسیس را متوقف می کند. بسیاری از متقاضیان فکر می کنند با تغییر یک حرف یا افزودن پیشوند، تشابه از بین می رود. معمولا این طور نیست. تغییر یک حرف کافی نیست. در روال فعلی سامانه، کارشناس تشابه نوشتاری و تلفظی و گاهی معنایی را می سنجد. جابجایی کلمات هم معمولا نام را تازه نمی کند. عباراتی مثل «توسعه تجارت» یا «فناوران پارس» هم به خاطر سوابق فراوان معمولا رد می شوند. حداقل ساختار لازم را باید از سامانه پرسید.

نام شهر، استان یا مکان تاریخی معمولا بدون موافقت مراجع مربوط پذیرفته نمی شود و واژه های مذهبی هم ضوابط ویژه دارند. نوع شرکت هم در نام اثر دارد. آشنایی با تفاوت سهامی خاص و مسئولیت محدود فقط برای مسئولیت و سرمایه مهم نیست. عبارت الزامی کنار نام هم در هر قالب فرق دارد؛ «سهامی خاص» در یک قالب و «با مسئولیت محدود» در قالب دیگر. سهل انگاری در این بخش پرونده را معطل می کند. استعلام درباره نام یک شرکت باید عبارت الزامی هر قالب را هم در نظر بگیرد.

مراحل تغییر نام شرکت و استعلام مجدد در تغییرات ثبتی

تغییر نام شخص حقوقی هم از همان مسیر نام گذاری می گذرد. نام در اساسنامه آمده است (ماده ۸ لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت) و هر تغییر در مواد اساسنامه شرکت سهامی منحصرا در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است (ماده ۸۳ همان لایحه). در شرکت با مسئولیت محدود، شرکا تصمیم می گیرند. بعد از تنظیم و امضای صورتجلسه، نام جدید باید دوباره در سامانه تایید شود. پس استعلام نام شرکت را برای نام جدید هم از اول انجام دهید. سابقه ده ساله شرکت در تایید نام امتیازی نمی دهد؛ ضوابط همان است.

در روال فعلی سامانه، نام های جدید به ترتیب اولویت وارد می شوند و برای کارشناس تعیین نام می روند. تایید نام پایان کار نیست؛ آگهی تغییرات و به روزرسانی مدارک بعدا می آید. شناسه ملی شرکت معمولا ثابت می ماند، اما تغییر نام بر مدارک و مجوزهای وابسته اثر می گذارد.

تغییر نام ثبت شده باید بی درنگ در پرونده مالیاتی منعکس شود. اطلاعات مربوط به کد اقتصادی شرکت باید بر اساس آگهی تغییرات جدید به روزرسانی شود تا در صدور صورتحساب های الکترونیکی و ارسال اظهارنامه ها مغایرتی پیش نیاید. شرکت های بازرگانی و صادرکنندگان نیز باید اصلاح مشخصات کارت بازرگانی خود را هم پیگیری کنند. اگر نام در یکی از این جاها قدیمی بماند، صورتحساب و اظهارنامه ناهماهنگ می شود. برای این هماهنگی می توانید از خدمات مالیاتی کاراندیش کمک بگیرید.

مدت تغییر نام بیشتر به آمادگی متقاضی بستگی دارد. در پرونده های دفتر کاراندیش، از تحویل بی نقص صورتجلسه، امضای همه اعضا و مدارک تکمیلی تا انتشار آگهی معمولا حدود ده روز کاری طول می کشد. بیشترین تاخیر از جمع آوری امضاها و ارسال مدارک می آید. اخطار رفع نقص، رد نام و اختلال سامانه ها این زمان را بیشتر می کند. امضاها معمولا دیرتر از بقیه می رسند.

دفتر کاراندیش در این مسیر چه کاری انجام می دهد

رد نام پرونده را می خواباند و کسانی که قرارداد یا مجمع در پیش دارند بیشترین ضرر را می بینند. وقت هدر می رود. ریسک بزرگ تر جای دیگری است: نامی که اداره ثبت تایید کرده اما با نام یا علامت دیگران برخورد دارد. این ایراد معمولا بعد از چاپ سربرگ و تابلو دیده می شود.

در عمل، تایید اولیه سامانه به معنای پایان کار نیست. کارشناس اداره ممکن است تشابه معنایی را تشخیص دهد. دفتر کاراندیش پیش از ورود اطلاعات به سامانه، نام های پیشنهادی متقاضی را بررسی می کند. این کار چند بخش دارد:

• تطبیق ریشه فارسی تک تک واژه ها با لغت نامه های معتبر مانند دهخدا و معین.
• بررسی سوابق ثبتی در پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی و روزنامه رسمی برای کشف تشابهات املایی و آوایی.
• سنجش هم زمان نام منتخب با بانک اطلاعاتی علامت تجاری در طبقات کالایی یا خدماتی مرتبط.
• چیدن نام ها به ترتیب اولویت؛ نتیجه نهایی را کارشناس تعیین می کند.

بررسی هم پوشانی نام با علائم ثبتی مهم است، چون ماده ۱۱۸ قانون حمایت از مالکیت صنعتی استفاده گمراه کننده از نام تجاری دیگران را ممنوع کرده است. دفتر کاراندیش این تعارض ها را پیش از ارسال درخواست نشان می دهد. هیچ بررسی ای نتیجه اداری یا قضایی را از پیش قطعی نمی کند.

زمان و پیگیری پرونده

پیگیری پرونده بخش جدایی از خود بررسی است.

زمان اداری با زمان واقعی یکی نیست. در پرونده های ثبت شرکت و تغییرات ثبتی، از تکمیل بی نقص مدارک و احراز هویت ها تا صدور آگهی معمولا حدود ده روز کاری زمان می برد. هر اخطار رفع نقص نام، این مدت را بیشتر می کند. استعلام درباره نام یک شرکت پیش از ارسال درخواست، بخشی از این زمان را کم می کند.

رفت و برگشت پرونده وقت گیر است. نقص مدارک آن را به انتهای صف می برد. دفتر کاراندیش به جای متقاضی پیگیری می کند، به ابهام های کارشناس پاسخ می دهد و نقص نام را سریع رفع می کند. سابقه این مجموعه از سال ۱۳۸۱ و بیش از هزار شرکت موکل، همراه با دیدن رد نام های گوناگون در عمل، به پیش بینی موانع احتمالی کمک می کند. برای آشنایی با مجموعه می توانید بخش درباره ما را بررسی کنید.

نام را با حدس انتخاب نکنید. اگر درباره انتخاب نام ها تردید دارید یا می خواهید آن را با سوابق علائم تجاری بسنجید، از طریق صفحه تماس با ما با کارشناسان دفتر کاراندیش صحبت کنید.

منابع رسمی

• سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری: جایی که نام پیشنهادی شرکت در آن ثبت و بررسی می شود
• روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران: آگهی های ثبت و تغییرات شرکت ها را برای دیدن نام های مشابه در آن می بینید